PowerPoint Tools Menu in hindi-पॉवरपॉइंट का टूल्स मेनू क्या है?

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हेल्लो दोस्तों आज के इस पोस्ट PowerPoint Tools Menu in hindi  में हम आपको बताएँगे की क्या होता है और कैसे यह काम करता है तो चलिए शुरू करते है

टूल्स मेन्यू (Tools Menu)

PowerPoint के इस मेन्यू में प्रस्तुति(presentation) में प्रयोग किए गए टैक्स्ट की स्पेलिंग की जांच आदि से सम्बन्धित ऑप्शन दिए होते हैं। इस मेन्यू में दिए गए ऑप्शन्स Spelling, Research, Thesaurus, Language और Speech का प्रयोग MS वर्ड के समान ही किया जा सकता है। इस मेन्यू के अन्य प्रमुख ऑप्शन्स निम्नानुसार हैं—

(1) Shared Workspace

डॉक्यूमेन्ट वर्कस्पेस साइट एक माइक्रोसॉफ्ट windowज़ शेयर प्वॉइन्ट सर्विसेज़ साइट है, जो कि एक अथवा अधिक डॉक्यूमेन्ट्स के चारों ओर केन्द्रित होती है। सहकर्मी (Colleagues), सीधे-सीधे डॉक्यूमेन्ट वर्कस्पेस कॉपी पर सरलता से कार्य कर सकते हैं

अथवा उनकी अपनी डॉक्यूमेन्ट कॉपी, जिसे वे समय-समय पर किए गए कार्य के साथ डॉक्यूमेन्ट वर्कस्पेस साइट पर अपडेट कर सकते हैं। विशेषतः हम जब किसी डॉक्यूमेन्ट को शेयर्ड अटैचमेन्ट के रूप में भेजने के लिए ई-मेल का प्रयोग करते हैं, हो जाते हैं

और ई-मेल प्राप्तकर्ता डॉक्यूमेन्ट वर्कस्पेस के सदस्य हो जाते हैं।

डॉक्यूमेन्ट वर्कस्पेस क्रिएट करने का एक अन्य तरीका है—PowerPoint के टूल्स मेन्यू के ऑप्शन Shared Workspace प्रयोग करना। इस ऑप्शन का प्रयोग करने पर PowerPoint की window में Shared Workspace टास्कपेन प्रदर्शित होती है। इस टास्कपेन पर दिए गए ऑप्शन्स का प्रयोग करके हम वर्कस्पेस को शेयर कर सकते हैं।

(2) Compare and Merge Presentation

PowerPoint के टूल्स मेन्यू में स्थित इस ऑप्शन का प्रयोग वर्तमान प्रस्तुति(presentation) को किसी अन्य प्रस्तुति(presentation) से तुलना करने और उसे इस प्रस्तुति(presentation) में मर्ज (Merge) करने के लिए किया जाता है।

(3) Macro

PowerPoint के टूल्स मेन्यू में स्थित इस ऑप्शन का प्रयोग करने पर इसका एक उप-मेन्यू प्रदर्शित होता है। इस उप-मेन्यू में दिए गए विभिन्न ऑप्शन्स का प्रयोग क्रिएट किए गए मैक्रो को रन (Run) करने, नया मैक्रो रिकॉर्ड करने, मैक्रो का सिक्यूरिटी स्तर निर्धारित करने के लिए किया जाता है। मैक्रो को विजुअल बेसिक एडिटर अथवा स्क्रिप्ट एडिटर में सम्पादित करने के लिए भी इस उप-मेन्यू में ऑप्शन्स दिए होते हैं।

(4) Add-Ins

एड-इन्स (Add-Ins) किसी ऑफिस प्रोग्राम में कस्टम कमाण्ड्स (Custom Commands) अथवा कस्टम फीचर्स (Custom Features) को जोड़ने के लिए एक सप्लीमेन्ट प्रोग्राम है। PowerPoint के टूल्स मेन्यू में स्थित इस ऑप्शन का प्रयोग करने पर प्रदर्शित होने वाले Add-Ins डायलॉग बॉक्स में उपलब्ध एड-इन्स की सूची प्रदर्शित होती है। इस सूची में से वांछित एड-इन को सेलेक्ट करके कमाण्ड बटन Load पर क्लिक करके प्रस्तुति(presentation) में लोड कर सकते हैं ।

(5) AutoCorrect Options

PowerPoint के टूल्स मेन्यू में स्थित इस ऑप्शन का प्रयोग करने पर मॉनीटर स्क्रीन पर संलग्न Fig. की भांति AutoCorrect डायलॉग बॉक्स प्रदर्शित होता है। इस डायलॉग बॉक्स के तीन टैब्स – AutoCorrect, AutoFormat As You Type और SmartTags होते हैं। PowerPoint की ऑटोकरेक्ट सुविधा का प्रयोग करने से सम्बन्धित विभिन्न निर्धारण करने के लिए इस डायलॉग बॉक्स के Auto Correct टैब्स का ही प्रयोग किया जाता है।

इस डायलॉग बॉक्स में दिए गए पहले चैक बॉक्स Show AutoCorrect Options buttons को सेलेक्ट करने से प्रस्तुति(presentation) में टैक्स्ट को टाइप करते समय जो टैक्स्ट

ऑटोकरेक्ट सुविधा का प्रयोग करके स्वतः ही ठीक हो गया है, उस पर माउस प्वॉइन्टर को लाने पर उसके नीचे एक नीले रंग का बॉक्स प्रदर्शित होता है। इस बॉक्स पर माउस प्वॉइन्टर लाने पर यह एक बटन आइकन में परिवर्तित हो जाता है।

इस बटन आइकन पर क्लिक करने पर एक मेन्यू प्रदर्शित होता है, जिसमें तीन ऑप्शन्स दिए होते हैं । इस मेन्यू का पहला ऑप्शन इस ऑटोकरेक्ट सुविधा से हुए कार्य को निरस्त करने के लिए होता

Fig. 3.42

है। दूसरा ऑप्शन ऑटोकरेक्ट, इस कार्य को रोकने के लिए होता है तथा तीसरा ऑप्शन AutoCorrect डायलॉग बॉक्स को प्रदर्शित करने के लिए होता है।

AutoCorrect डायलॉग बॉक्स में दिए गए चैक बॉक्स Correct TWo INitial CApitals को सेलेक्ट करने से टाइप करते समय यदि हमने किसी शब्द के पहले दो अक्षर Upper Case अर्थात् Capitals में टाइप कर दिए हैं, तो ऑटोकरेक्ट सुविधा उनमें से दूसरे अक्षर को Lower Case में परिवर्तित कर देती है; जैसे—यदि हम HAppy टाइप करते हैं, तो यह स्वतः ही Happy में परिवर्तित हो जाएगा।

Auto Correct डायलॉग बॉक्स में दिए गए चैक बॉक्स Capitalize first letter of sentences को सेलेक्ट करने पर किसी भी वाक्य का पहला अक्षर Upper Case में स्वतः ही परिवर्तित हो जाता है। अंग्रेजी में वाक्य का प्रारम्भ पैराग्राफ होने से अथवा फुल स्टॉप ( . ) के बाद से होता है। AutoCorrect डायलॉग बॉक्स में दिए गए चैक बॉक्स Capitalize first letter of table cells को सेलेक्ट करने पर एक्सल में इन्सर्ट की गई टेबिल के सैल में टाइप किए गए टैक्स्ट का पहला अक्षर स्वतः ही Upper Case में परिवर्तित हो जाता है।

AutoCorrect डायलॉग बॉक्स में दिए गए चैक बॉक्स Capitalize name of days को सेलेक्ट करने पर दिनों का नाम टाइप करने पर उसका पहला अक्षर Upper Case में स्वतः ही परिवर्तित हो जाता है। AutoCorrect डायलॉग बॉक्स में दिए गए चैक बॉक्स Correct accidental use of CAPs LOCK key को सेलेक्ट करने पर, यदि टाइप करते समय दुर्घटनावश हमसे Caps Lock ‘की’ दब गई है, तो यह उसे स्वतः ही उचित Case में परिवर्तित कर देता है। उदाहरण के लिए, यदि Happy टाइप करते समय Caps Lock ‘की’ दब जाने से यह hAPPY टाइप होता है, Auto Correct डायलॉग बॉक्स में इस चैक बॉक्स के सेलेक्ट किए होने से यह स्वतः ही Happy में परिवर्तित हो जाता है।

• Auto Correct डायलॉग बॉक्स में दिए गए चैक बॉक्स Replace text as you type सेलेक्ट करने पर इसके नीचे दी गई सूची में बाएं कॉलम में दिए गए शब्द के टाइप होते ही, यह दाएं कॉलम के टैक्स्ट में स्वतः ही परिवर्तित हो जाता है। यहां पर हम नए शब्द भी परिभाषित कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, यदि हम यह चाहते हैं, कि mpb टाइप होते ही यह Ravi Pocket Books में परिवर्तित हो जाए, तो इसके लिए हमें Replace के नीचे दिए गए टैक्स्ट बॉक्स में rpb टाइप करना होगा तथा with के नीचे दिए गए टैक्स्ट बॉक्स में Ravi Pocket Books।

 अब सक्रिय होने वाले कमाण्ड बटन Add पर क्लिक करने पर यह भी इसके नीचे प्रदर्शित होने वाली सूची में जुड़ जाएगा। इस सूची में से किसी शब्द को मिटाने के लिए उस शब्द को सेलेक्ट करने पर सक्रिय होने वाले Delete कमाण्ड बटन पर क्लिक कर देना ही पर्याप्त होगा।

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AutoCorrect के लिए विभिन्न अपवादों का निर्धारण करने के लिए इस डायलॉग बॉक्स में दिए गए Exceptions कमाण्ड बटन पर क्लिक करते हैं अब मॉनीटर स्क्रीन पर संलग्न Fig की भांति AutoCorrect Exceptions डायलॉग बॉक्स प्रदर्शित होता है। इस डायलॉग बॉक्स के दो टैब्स – First Letter और INitial CAps होते हैं। इस समय इसका पहला टैब्स First Letter सेलेक्ट किया होता है। इस प्रदर्शन में हम यह निर्धारित करते हैं कि संक्षिप्त शब्द (Abbreviation), जिसके अन्त में Full Stop ( .) का प्रयोग होता है, के बाद आने वाले शब्द के उपरान्त आने वाले शब्द का पहला अक्षर Upper Case में न परिवर्तित हो जाए।

यहां पर एक्सल में पूर्वनिर्धारित संक्षिप्त शब्दों की सूची प्रदर्शित होती है। इस सूची में नए संक्षिप्त शब्द को जोड़ने का कार्य Don’t capitalize after के नीचे दिए गए टैक्स्ट बॉक्स में वांछित संक्षिप्त शब्द को टाइप करके कमाण्ड बटन Add पर क्लिक करके किया जा सकता है। अब यह शब्द भी इसके नीचे प्रदर्शित होने वाली सूची में जुड़ जाता है।

कमाण्ड बटन Add इस टैक्स्ट बॉक्स में कुछ भी टाइप करते ही सक्रिय हो जाता है। यदि हम इस सूची में दिए गए किसी संक्षिप्त शब्द को मिटाना चाहते हैं, तो उसे इस सूची में से सेलेक्ट करने पर सक्रिय होने वाले कमाण्ड बटन Delete पर क्लिक करना होगा ।

Fig. 3.43

Fig. 3.44

इस डायलॉग बॉक्स के दूसरे टैब्स INitial CAps का प्रयोग करने पर इस डायलॉग बॉक्स का प्रदर्शन संलग्न Fig  की भांति होता है ।

इस प्रदर्शन में हम उन शब्दों का निर्धारण करते हैं, जिनके पहले दो अक्षर हमें Upper Case में अवश्य चाहिएं अर्थात् इस प्रदर्शन में निर्धारित शब्दों के पहले दो अक्षर Upper Case में होने पर एक्सल स्वतः ही उस शब्द का दूसरा अक्षर Lower Case में परिवर्तित नहीं करता है ।

(6) Customize : PowerPoint के टूल्स मेन्यू में स्थित इस ऑप्शन का प्रयोग PowerPoint की टूलबार और मेन्यू को कस्टमाइज करने के लिए किया जाता है। इस ऑप्शन का प्रयोग करने पर, मॉनीटर स्क्रीन पर संलग्न Fig की भांति Customize डायलॉग बॉक्स प्रदर्शित होता है।

इस डायलॉग बॉक्स के तीन टैब्स—Toolbars, Commands तथा Options होते हैं। संलग्न Fig में इस डायलॉग बॉक्स के Toolbars टैब को सेलेक्ट किया हुआ है। इस डायलॉग बॉक्स में Toolbars के नीचे दिए गए बॉक्स में एक्सल की सभी टूलबार्स के नाम प्रदर्शित होते हैं।

 प्रत्येक टूलबार के नाम से पहले एक चैक बॉक्स बना होता है। इस चैक बॉक्स पर क्लिक करते ही यह टूलबार सेलेक्ट कर ली जाती है और इसका प्रदर्शन PowerPoint की एप्लीकेशन window में होने लगता है। इस डायलॉग बॉक्स में चार कमाण्ड बटन्स दिए होते हैं।

पहले कमाण्ड बटन New पर क्लिक करने पर प्रदर्शित होने वाले New Toolbar डायलॉग बॉक्स में Toolbar name के नीचे दिए गए टैक्स्ट बॉक्स पर क्लिक करने अथवा Enter ‘की’ को दबाने पर इस नई टूलबार का नाम Customize डायलॉग बॉक्स में Toolbars के नीचे में इस नइ टूलबार का नाम टाइप कर दिया जाता है।

अब कमाण्ड बटन OK दिए गए बॉक्स में सेलेक्ट किया हुआ प्रदर्शित होता है और PowerPoint की window में यह नई टूलबार भी प्रदर्शित होती है।

नई टूलबार के बनते ही Customize डायलॉग बॉक्स में दिए गए अन्य कमाण्ड बटन्स Rename और Delete सक्रिय हो जाते हैं। Rename कमाण्ड बटन का प्रयोग बनाई गई टूलबार का नाम बदलने, Delete कमाण्ड बटन का प्रयोग बनाई गई टूलबार को मिटाने और Reset कमाण्ड बटन का प्रयोग टूलबार्स को रिसैट करने के लिए किया जाता है।

Fig. 3.45

अध्याय 3 : MS PowerPoint

बनाई गई नई टूलबार पर विभिन्न कमाण्ड्स को आइकन्स के रूप में प्रदर्शित करने अथवा रिसैट की जा रही टूलबार पर अथवा किसी भी टूलबार पर अन्य कमाण्ड्स को टूल आइकन्स के रूप में प्रदर्शित करने के लिए ● Customize डायलॉग बॉक्स के दूसरे टैब Commands का प्रयोग करना होता है। इस टैब को सेलेक्ट करने पर इस डायलॉग बॉक्स का प्रदर्शन संलग्न Fig  की भांति होता है।

इस डायलॉग बॉक्स में बाईं ओर Categories के नीचे दिए गए बॉक्स में एक्सल की समस्त कमाण्डूस की Categories की सूची प्रदर्शित होती है और दाईं ओर Commands के नीचे दिए गए बॉक्स में बाईं ओर के बॉक्स में सेलेक्ट की गई कैटेगरी में स्थित कमाण्ड्स की सूची । बाईं ओर कैटेगरीज़ की सूची में से वांछित श्रेणी को सेलेक्ट करके दाईं ओर की सूची में से वांछित कमाण्ड पर माउस प्वॉइन्टर लाकर, क्लिक करके ड्रैग करते हुए वांछित टूलबार पर लाकर ड्रॉप कर देते हैं।

Fig. 3.46

TLarge icons

List font names in their font Show Screen Iips on toolbars Show shortcut keys in ScreenTips Menu animations: (System default)

Close

Customize डायलॉग बॉक्स के तीसरे टैब Options को सेलेक्ट करने पर इस डायलॉग बॉक्स का प्रदर्शन संलग्न Fig. की भांति होता है। यह डायलॉग बॉक्स दो भागों में बंटा होता है। पहले भाग Personalized Menus and Toolbars में तीन ऑप्शन्स चैक बॉक्स के रूप में और एक ऑप्शन कमाण्ड बटन के रूप में दिया होता है।

पहले चैक बॉक्स Show Standard and Formatting toolbars on two rows को सेलेक्ट करके कमाण्ड बटन Close पर क्लिक करने पर स्टैण्डर्ड एवं फॉरमेटिंग टूलबार्स दो पृथक्-पृथक् पंक्तियों ही पंक्ति में प्रदर्शित होती हैं। दूसरे चैक बॉक्स Always show full menus को सेलेक्ट करने पर PowerPoint की मेन्यूबार पर प्रयोग किए गए मेन्यू में स्थित सभी कमाण्ड्स की सूची प्रदर्शित होती है।

यदि इस चैक बॉक्स को नहीं सेलेक्ट किया जाता है, तो तीसरा चैक बॉक्स सक्रिय हो जाता है। इस चैक बॉक्स को सेलेक्ट करने से जब हम किसी मेन्यू को खोलते हैं, तो इस मेन्यू की कुछ कमाण्ड्स ही प्रदर्शित होती हैं, परन्तु कुछ समय उपरान्त इस मेन्यू की समस्त कमाण्ड्स प्रदर्शित होती हैं। इस डायलॉग बॉक्स के दूसरे भाग Other में चार ऑप्शन्स चैक बॉक्स के रूप में तथा एक सैलेक्शन बॉक्स के रूप में दिया होता है।

 इस भाग के पहले चैक बॉक्स Large Iccns पर क्लिक करने पर PowerPoint की window की सभी टूलबार्स पर टूल आइकन बड़े आकार के प्रदर्शित होते हैं। दूसरे चैक बॉक्स List font name in their name को सेलेक्ट करने पर फॉन्ट का नाम उसी फॉन्ट में प्रदर्शित होता है, जबकि इसे न सेलेक्ट करने पर यह एक्सल के Default फॉन्ट में प्रदर्शित होते हैं।

इस भाग के तीसरे चैक बॉक्स Show Screen Tip on toolbars को सेलेक्ट करने से जब टूलबार के किसी टूल पर माउस प्वॉइन्टर को लाया जाता है, तो एक पीले बॉक्स में इस टूल का नाम प्रदर्शित होता है तथा चौथे चैक बॉक्स को सेलेक्ट करने पर इस टूल का की-बोर्ड शार्टकट भी प्रदर्शित होता है।

इस भाग में दिए गए सैलेक्शन बॉक्स के दाईं ओर दिए गए डाउन ऐरो पर क्लिक करने पर प्रदर्शित होने वाली सूची में से वांछित विकल्प को सेलेक्ट करके एक्सल की window में खुलने वाले मेन्यूज़ की शैली का निर्धारण किया जा सकता है।

reference- https://support.microsoft.com/en-us/office/where-are-the-menus-and-toolbar

PowerPoint Tools Menu in hindi

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